発注をスタッフに任せるとき、金額をどう扱うか

発注をスタッフに任せたい。でも、仕入単価を見られるのは困る。勝手に高いものを買われるのも怖い。──だから結局、院長が診療の合間に発注書を作り続けています。

結論を先に書きます。「金額を見せる」と「金額を決めさせる」は、まったく別の話です。この2つを分けると、明日から渡せる部分が見つかります。混ぜたままだと、いつまでも渡せません。

発注を手放せない理由は、たいてい2つしかない

院長に理由を伺うと、ほとんどこの2つに落ちます。

1. 単価を知られたくない。仕入値が分かると、自分の給与と比べられる。医院の外に漏れる可能性もある
2. 使いすぎが怖い。気づいたら高いものが届いている、が一度あると、二度と渡せなくなる

この2つは、まったく別の問題です。1つめは情報の話。2つめは権限の話です。

ところが院内で相談すると、たいてい「金額のことがあるから発注は難しいね」と1つにまとめられます。まとめた瞬間に、答えは「じゃあ院長がやる」しかなくなります。分けて考えれば、それぞれに別の対策があります。

①情報の話：金額を見なくてもできる発注がある

発注という仕事の中身を分解すると、金額の判断が入らない部分がかなりあります。

発注の中身	金額の判断	渡せるか
棚を見て、残りが少ないものを一覧にする	要らない	渡せる
いつもの商品を、いつもの業者に、いつもの数だけ頼む	要らない	渡せる
届いたものを数えて、伝票と突き合わせる	要らない	渡せる
入っていない商品を、どこから買うか選ぶ	要る	院長
業者と単価を交渉する	要る	院長
機材を買い替えるか、修理で持たせるか	要る	院長

上の3行は、商品名と数量だけで回ります。単価が見えている必要はありません。

紙とExcelでこれをやろうとすると難しくなります。発注書には単価が載っているからです。単価を消した一覧を別に作れば手作業が増える。だからつい、全部を院長が抱えることになります。

それでも、明日からできることが1つあります。「切れそうなものの一覧を作る」ところまでを切り出して渡す。商品名と、残りの数だけ。発注そのものは院長が押す。これなら単価はどこにも出てきません。

②権限の話：しきい値を先に決める

「使いすぎが怖い」への答えは、監視ではなく金額の線です。

「1回◯円までは自分の判断で頼んでいい。超えたら院長に回す」。この1行を先に決めて、口に出して伝えるだけで、任せ方は変わります。決めていないと、スタッフは全部を聞きに来るか、全部を聞かずに進めるか、どちらかに振れます。

いくらにするかは医院ごとに違うので、ここに具体的な金額は書きません（根拠のない数字を挙げても、それはただの当てずっぽうです）。代わりに、決め方だけ書きます。

決め方	考え方
費目ごとに変える	毎月必ず出ていく消耗品は線を高めに。機材・什器は低めに。同じ金額でも意味が違う
1回の金額だけでなく、月の合計にも線を置く	1回の金額が小さくても、回数が増えれば同じこと
「初めて買うもの」は金額に関係なく院長	いつもの商品を切らさないための発注と、新しく買う判断は別の仕事
線は下げるより上げるほうが簡単	最初は低めに置き、うまく回ったら上げる。逆は角が立つ

最後の1行が実務では効きます。いきなり広く任せて事故が起きると、二度と渡せなくなります。狭く始めて、広げるほうが、結果的に早く手が離れます。

決めたことは、記録が残らないと機能しない

しきい値を口頭で決めても、たいてい半年で崩れます。理由ははっきりしていて、「言った・言わない」が残らないからです。

院長が診療中に「あれ頼んでおいて」と言い、スタッフが頼み、別の日に院長も自分で頼む。同じものが二重に届く。誰も悪くないのに、次から「やっぱり自分でやる」に戻ります。

崩れないようにするには、1回の発注につき次の4つが残っている必要があります。

• 誰が頼んだか（依頼した人）
• 誰が通したか（承認した人。しきい値を超えた場合）
• いくらだったか（見せる相手は限ってよい。ただし記録はある）
• いつ届いたか（受け入れたかどうか）

この4つが残っていれば、二重発注は起きません。逆に言うと、二重発注が起きる医院は、この4つのどれかが残っていない医院です。

今日からできること

• 「切れそうなものの一覧を作る」だけを、1人に渡す（単価は出さない）
• 「1回◯円まで」の線を、消耗品について1つだけ決めて、口に出して伝える
• 発注したものをノート1冊に書く。頼んだ人・日付・商品名・数量の4項目でいい
• 1か月やってみて、二重発注が起きたかどうかだけ確認する

それでも残る面倒

ExcelとFAXのままだと、面倒が1つ残ります。しきい値を超えたかどうかを、院長が毎回 自分で計算することになる。

「1回3万円まで」と決めても、スタッフが単価を見られない設計にしているなら、合計がいくらになるかはスタッフには分かりません。結局、院長が電卓を叩いて「これは超えてるね」と判断する。線を引いたのに、線の判定を院長がやっている。ここが、道具を替えないと消えない部分です。

まとめ

• 「金額を見せる」と「金額を決めさせる」は別の問題。分けると渡せる部分が見える
• 切れそうなものの一覧・いつもの補充・受け入れ確認は、単価を見なくてもできる
• 使いすぎへの答えは監視ではなく、金額のしきい値。費目ごとに変え、狭く始めて広げる
• 誰が頼み／誰が通し／いくらで／いつ届いたか。この4つが残れば二重発注は起きない
• しきい値の判定を院長がやっているうちは、手は離れない