日報を始めたけれど、いつのまにか止まった。原因はスタッフのやる気ではありません。書かせている項目が、翌日の判断を1つも変えていないからです。読んでも何もしないものを書き続けられる人はいません。この記事では、何を書かせると意味があるのか、逆に何をやめるべきかを具体的に挙げます。
続かない日報に共通する3つ
1. 感想を書かせている
「今日の反省」「明日の目標」。この欄があると、日報は作文になります。書く側は何を書けば正解か分からないので、当たりさわりのない言葉を選びます。「もっと声かけを頑張ります」が並び始めたら、その日報はもう情報を運んでいません。
2. 項目が多い
最初にきちんと設計した日報ほど、項目が10も15もあります。診療が終わって片付けをしている人に、15項目は書けません。書けないと、空欄のまま出すか、出さなくなります。
3. 誰も返事をしない
これが一番大きい。書いたものに何の反応もない状態が2週間続くと、人は「読まれていない」と判断します。実際には院長は読んでいます。読んでいることが相手に見えていないだけです。日報が止まる原因は、書く側ではなく読む側にあることがあります。
判断が変わる項目だけ残す
日報に残す基準は1つだけです。「これを読んだら、明日 何かを変えるか？」変えないなら書かせません。
| 書かせる | その情報で何をするか |
|---|---|
| キャンセル・無断キャンセルの数と、分かる範囲の理由 | 枠の埋め方、リコールの出し方を変える |
| 切れた・切れそうな材料 | 明日の発注に載せる |
| 患者さんからの苦情・ヒヤリとしたこと | その日のうちに手を打つ。放置すると口コミに出る |
| 明日までに院長に決めてほしいこと | 決める。日報の中で唯一、返事が要る欄 |
| 機械・設備の不調 | 修理を呼ぶ。止まってからでは遅い |
逆に、やめてよい項目です。
- 今日の売上。レセコンに入っています。書き写す作業は二重入力です
- 来院人数。同上
- 反省と目標。面談でやることであって、毎日書くものではありません
- 処置の内容。カルテにあります
数字を日報に書かせるのは、やめたほうがいいです。すでにどこかにある数字を人が書き写すと、間違いが増えるうえに、元のデータと食い違ったときにどちらが正しいか分からなくなります。
「1日3行」で足りる
続く日報は、この3行だけ
1行。
詳しく書かせない
1行。
無い日は「なし」でよい
1行。
次の人が困らないように
🔴 項目を増やすほど書かれなくなります。読む側が1行 返せる量に留めるのが続けるコツです。
上の表を全部埋める必要はありません。実際に運用するなら、この形が現実的です。
- 1行目：今日 困ったこと（無ければ「なし」）
- 2行目：足りないもの・切れそうなもの
- 3行目：院長に決めてほしいこと
3行なら1分で書けます。1分なら続きます。「なし」と書ける形にしておくのが大事です。書くことがない日に空欄で出すと、出し忘れと区別がつきません。
読む側の仕事は、1行返すこと
日報を続けたいなら、院長がやることは1つです。翌日までに、1行返す。
- 「発注しておきました」
- 「それは私が電話します」
- 「読みました。来週の朝礼で相談しましょう」
解決しなくて構いません。読んだことが伝わればいい。
ここから先は出典のある話ではなく、私が医院で見てきた範囲での見立てです。1行 返している医院の日報は続いていましたし、返していない医院の日報は止まっていきました。公的な統計があるわけではありません。
ついでに書いておくと、日報でスタッフを注意してはいけません。1回やると、翌日から「困ったこと」の欄に「なし」しか並ばなくなります。日報は事実を集める道具で、指導の道具ではありません。ここを混ぜると機能が死にます。
日報は、人の時間を使っている
最後に、コストの話をします。厚生労働省の「医療経済実態調査（医療機関等調査）」のページによると、この調査は2年に1回 実施され、歯科診療所も対象に含まれています。その第25回によると、医療法人立の歯科診療所では、医業・介護収益に占める給与費の割合が49.1%（令和6年度）です。
出典：厚生労働省・中央社会保険医療協議会「第25回医療経済実態調査の概要（令和7年11月26日版）」／歯科診療所（医療法人）の各収益・費用項目の構成比率
収入のおよそ半分が人の時間に使われている、ということです。日報は、その時間を毎日 少しずつ使う仕組みです。たとえば、15項目の日報をスタッフ5人が10分かけて書けば、1日に50分が消える計算です。人数も項目数も医院によって違いますから、自院の数字に置きかえてみてください。
それでも残る面倒
- 紙の日報はその日は読めるが、先月・先々月のぶんを見返せない。「先月もこの機械 止まっていたよね」が言えない
- グループLINEだと流れて消える。既読はつくが、対応したかは残らない
- 「決めてほしいこと」が、決まったのかどうか後から追えない
- 分院があると、院長が2か所ぶんを毎日 開きに行くことになる
まとめ
- 日報が続かないのは、書く側ではなく設計と読む側の問題
- 残す基準は「読んだら明日 何かを変えるか」。変えない項目は消す
- 売上や来院数は書かせない。すでにレセコンにある
- 1日3行（困ったこと・足りないもの・決めてほしいこと）で足りる
- 院長は翌日までに1行 返す。解決しなくていい
- 日報で注意しない。事実が集まらなくなる
あわせて読む
事務長AIなら、ここが変わります
日報は流れずに残り、後から月単位で読み返せます。困ったこと・問題点が日をまたいで並ぶので、同じことで毎日つまずいているのが見えます。インシデントや患者様トラブルは、そのまま医療安全・クレームの台帳へ渡ります。分院がある法人では、医院ごとの日報を1か所で読めます。なお、事務長AIはレセコンとは直結していません。数字はCSVで取り込む形です。
